RSVP คืออะไร ช่วยวางแผนจำนวนแขกอย่างไร

เห็นคำว่า RSVP บนการ์ดแต่งงาน หมายถึงเจ้าภาพขอให้แจ้งว่าจะมาร่วมงานหรือไม่ เพื่อเตรียมอาหารและที่นั่งให้เหมาะกับจำนวนแขก

RSVP ย่อมาจากอะไร

RSVP ย่อมาจากภาษาฝรั่งเศส Répondez s'il vous plaît แปลว่า "กรุณาตอบกลับ" เมื่อเห็นคำนี้บนการ์ด แปลว่าเจ้าภาพขอให้แจ้งว่าจะไปร่วมงานหรือไม่ และไปกี่คน ภายในวันที่กำหนด

ในการ์ดภาษาไทยมักใช้คำว่า "กรุณาตอบรับ" หรือ "ตอบรับการเข้าร่วมงาน" แทน ความหมายเดียวกัน

ทำไมงานแต่งต้องมี RSVP

• อาหาร โรงแรมและร้านอาหารคิดเงินตามจำนวนคนหรือจำนวนโต๊ะ เตรียมเกินคือเงินที่เสียเปล่า เตรียมขาดคือแขกไม่มีที่นั่ง
• ผังโต๊ะ รู้ว่าใครมา มากับใคร จัดให้นั่งกับคนที่รู้จักได้
• ของชำร่วย สั่งให้พอดี ไม่เหลือเป็นกล่อง ๆ
• ที่พักและการเดินทาง ถ้ามีแขกต่างจังหวัด จะได้จองห้องหรือรถให้ทัน

ควรปิดรับคำตอบเมื่อไหร่

สถานที่จัดงานหลายแห่งขอให้แจ้งจำนวนแขกล่วงหน้าก่อนวันงาน ลองถามสถานที่ของคุณว่าต้องแจ้งยอดสุดท้ายเมื่อไหร่ แล้ว ตั้งวันปิดรับก่อนหน้านั้นอีกราวหนึ่งสัปดาห์ จะมีเวลาตามคนที่ยังไม่ตอบ

นับคน ไม่ใช่นับจำนวนคำตอบ

จุดที่ต้องระวังคือการนับจำนวนคำตอบ แทนที่จะนับจำนวนคนที่จะมา ครอบครัวหนึ่งตอบครั้งเดียว แต่มาสี่คน ถ้านับเป็นหนึ่ง ยอดจะขาดทันที

• ขอให้แขกระบุ จำนวนคนที่มาด้วยกัน รวมตัวเองเสมอ
• ถามให้ชัดว่า พาเด็กมาด้วยไหม เด็กเล็กบางงานไม่นับที่นั่ง บางงานนับ
• ถ้าเชิญแบบระบุชื่อเฉพาะคน บอกในข้อความเชิญให้ชัด จะได้ไม่มีผู้ติดตามที่ไม่ได้เตรียมไว้

เผื่อแขกไม่มา และแขกที่ไม่ตอบ

แขกที่ตอบรับแล้วอาจมีบางคนมาไม่ได้ในวันจริง จำนวนเท่าไหร่ขึ้นกับงาน งานที่แขกส่วนใหญ่เป็นญาติและเพื่อนสนิทมักมาครบกว่างานที่เชิญคนรู้จักกว้าง ๆ แทนที่จะหักยอดเอง ให้ถามสถานที่ว่าเผื่ออาหารไว้เท่าไหร่ และเพิ่มหรือลดยอดในวันงานได้แค่ไหน

ส่วนแขกที่ไม่ตอบเลย อย่าเดา ให้ส่งข้อความถามตรง ๆ ก่อนวันปิดรับสองสามวัน ดูตัวอย่างข้อความสุภาพได้ใน ตัวอย่างข้อความเชิญงานแต่ง ส่งทาง LINE

ผู้ใหญ่ที่ไม่ถนัดมือถือ

ผู้ใหญ่หลายท่านตอบทางโทรศัพท์หรือบอกผ่านลูกหลาน ให้บ่าวสาวหรือคนในครอบครัว จดคำตอบแทน ลงในรายชื่อเดียวกับแขกคนอื่น ยอดรวมจะได้อยู่ที่เดียว ไม่ต้องบวกจากหลายที่

ข้อมูลที่ควรถามไปพร้อมกัน

ในเมื่อถามแขกอยู่แล้ว ถามสิ่งที่ต้องใช้เตรียมงานไปในครั้งเดียว

อย่าถามเยอะเกินจำเป็น ยิ่งฟอร์มสั้น แขกยิ่งตอบครบ

RSVP แบบกระดาษ โทรถาม หรือออนไลน์

• การ์ดกระดาษพร้อมบัตรตอบกลับ ดูเป็นทางการ แต่ได้คำตอบช้า และต้องนับด้วยมือ
• โทรหรือทักแชตถามทีละคน สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้โดยตรง แต่ใช้เวลามาก และจดตกหล่นง่าย
• ตอบรับออนไลน์ในการ์ด แขกกดตอบในลิงก์เดียว ยอดรวมขึ้นให้ทันที เหมาะกับงานที่แขกเยอะ

ถ้าใช้การ์ดออนไลน์ของ Eventus แขกตอบรับผ่านลิงก์การ์ดได้ และบ่าวสาวดูยอดรวมจำนวนคนได้ในที่เดียว ส่วนผู้ใหญ่ที่ตอบทางโทรศัพท์ คุณก็เพิ่มคำตอบแทนได้